Et DAM system skal gøre det nemt at finde, bruge og dele billeder, videoer, dokumenter og grafiske filer. Alligevel ender mange virksomheder med en løsning, der mest af alt fungerer som et stort digitalt arkiv. Filerne ligger godt nok samlet, men medarbejderne bruger stadig lang tid på at søge, kontrollere versioner og sende materiale frem og tilbage.
Et systemskifte kræver forberedelse, men gevinsten kan være betydelig. Marketingafdelingen får lettere adgang til godkendte filer, eksterne samarbejdspartnere kan modtage det rette materiale, og risikoen for at bruge gamle billeder eller forældede dokumenter bliver mindre.
Filerne er blevet svære at finde
Et af de klareste tegn på, at tiden er kommet til at skifte, er en søgefunktion, som medarbejderne ikke stoler på. Når filnavne som “banner_ny_final_3” fylder mapperne, bliver arkivet hurtigt svært at gennemskue. Problemet vokser, når virksomheden har mange produkter, lande, kampagner eller salgskanaler.
Et moderne DAM system 
bør give mulighed for at tilføje metadata, tags og faste egenskaber til hver fil. Medarbejderne kan så søge efter eksempelvis produktnummer, marked, kampagne, filtype eller godkendelsesstatus. Det sparer tid og gør arkivet anvendeligt for flere end dem, der selv har uploadet materialet.
En bedre søgning kan også mindske dobbeltarbejde. Marketingteams får lettere ved at opdage, at et passende produktfoto, en video eller en grafisk skabelon allerede findes, før de bestiller nyt materiale.
Gamle versioner skaber fejl
Mange filarkiver indeholder flere udgaver af det samme materiale uden en tydelig markering af, hvilken der må bruges. En forhandler kan derfor få et gammelt logo, mens en medarbejder lægger et udløbet kampagnebillede på hjemmesiden.
Den nye løsning bør gøre godkendelsesstatus, brugsrettigheder og versionshistorik synlig. Adgangen skal desuden kunne begrænses, så bestemte filer først bliver tilgængelige, når de er godkendt. Vandmærker og udløbsdatoer kan være relevante for materiale, som kun må bruges i en bestemt periode.
Virksomheder med mange eksterne parter bør også undersøge mulighederne for deling. Offentlige links, downloadadgang og brugerrettigheder kan erstatte tunge vedhæftede filer og åbne mapper, hvor modtageren ser mere end nødvendigt.
Det gamle system står alene
Et DAM arkiv giver begrænset værdi, hvis filer skal hentes manuelt og uploades igen i andre systemer. Det gælder især virksomheder, der ofte opdaterer webshops, kataloger, produktark eller kampagnemateriale.
Muligheden for at forbinde digitale filer med produktdata er derfor et godt argument for at vælge en ny løsning. Et produkt kan eksempelvis kobles sammen med packshots, energimærker, sikkerhedsblade, videoer og logoer. Når materialet udskiftes ét sted, bliver det lettere at føre den nye udgave videre til de relevante kanaler.
Undersøg også, om systemet kan forbindes med virksomhedens CMS, PIM løsning og øvrige software. Integrationerne bør vurderes ud fra konkrete arbejdsgange frem for en lang liste over tekniske muligheder, som ingen kommer til at bruge.
Ryd op før flytningen
En migrering bør ikke bestå i at kopiere hele det gamle arkiv direkte over i et nyt. Forældede kampagner, dubletter og filer uden kendt ejer vil blot tage problemerne med videre.
Start med at opdele materialet i tre grupper: filer, der skal med, filer, der skal arkiveres, og filer, der kan slettes. Udpeg derefter ejere af de vigtigste filsamlinger. Produktteamet kan gennemgå produktbilleder, mens marketing vurderer kampagnemateriale og grafiske skabeloner.
Metadata kræver også omtanke. For mange felter gør upload krævende, mens for få felter svækker søgningen. Vælg de oplysninger, som medarbejderne reelt søger efter. Produktnummer, land, sprog, filtype, brugsperiode og status vil ofte være mere nyttige end lange fritekstbeskrivelser.
Flyt i overskuelige etaper
En fuld flytning på én gang kan give unødige problemer. Vælg i stedet et afgrænset område, eksempelvis en produktgruppe eller et enkelt marked, og afprøv strukturen dér. Erfaringerne kan bruges til at justere tags, mapper og adgangsrettigheder, inden resten af arkivet flyttes.
Medarbejdere fra marketing, salg, produktteam og IT bør teste systemet med virkelige eksempler. Kan de finde den rette fil uden hjælp? Ved de, hvilken udgave der er godkendt? Kan et bureau få adgang uden lange mailtråde?
Øverst: Genrefoto. (Foto: Pixabay / Roma1880). Bureau/red.
This article is published by Slagelse.News. Copyright © Slagelse Media, Denmark (EU), tel. +45 7174 1448.